运用信息化技术优化内部管理、提升服务水平

运用信息化技术优化内部管理、提升服务水平

上海琳方会计师事务所 刘晶

一、背景

信息化为注册会计师行业发展带来全新机遇，为了创新行业发展模式，破解行业发展难题，推进行业跨越式发展，中注协《注册会计师行业信息化建设规划》确定了注册会计师行业信息化战略，并将其作为行业的核心任务和行业实现跨越式发展的战略支点。上海琳方会计师事务所（以下简称“琳方”）积极响应中注协部署，坚持不懈推进信息化系统建设。自2003年成立伊始就设立了信息技术部，创立了琳方网站，并采用Clint/Server架构自主开发MIS 信息管理系统，对事务所的资源进行优化配置和集中管理，旨在建立健全内部治理结构，打造强有力的后台支持系统，实现人事、财务、业务、技术标准和信息管理等方面的实质统一。经过十多年的信息化建设，琳方在满足自身内部管理的基础上，运用信息技术逐步建立各类专业技术标准、提升服务水平、创新服务理念。

实践证明，事务所建立信息化系统有助于事务所提高效率、做强做大、做精做优，提升事务所的发展速度和执业质量。

二、做法

（一）琳方网站的建设

网站是事务所对外的窗口，在琳方创立时，我们就着手打造自己的企业网站，定位于向国内外各类客户和公众提供专业信息服务。

1. 设立党建工作专页，党支部组织专人对党建工作相关信息进行更新和维护，快速反映行业、琳方党建工作最新动态。

2. 除所内动态、专业服务、财税咨询、报表下载等功能外，设立了税收协定专区，信息技术部组织专人收集、整理中英文对照的中国与各国家、地区的税收协定。随着国家综合国力的日益强大，对外投资活动日趋活跃，业内人士已经向琳方提出要组织整理全世界主要国家的所得税税法，开辟专区。

3. 建立高效、便捷的法律法规查询库，贯于自动链接功能，覆盖会计、审计、财税、外汇、资产评估、工商管理等方面，实现在海量信息内进行快速搜索，为琳方员工、国内外客户和公众提供查询高效、便捷的专业服务。目前该数据库已为包括各财税等政府部门采纳使用。

4. 为适应琳方外向型事务所的特点，琳方网站部分模块还用英文、日文为外国客户提供服务。

（二）琳方外购的应用软件

1. 购买了审计软件，提高审计工作效率，规范事务所执业质量。

2. 购买了BVD数据库软件 ，根据国家税务总局颁布的《特别纳税调整实施办法（试行）》（国税发【2009】2 号）的规定，为了向客户提供编制关联交易同期资料以及转让定价服务，通过BVD数据库软件的应用，使相关数据的筛选与国家税务总局和各省市国家税务局保持同步。

3. 内部信息交流平台，采用Clint/Server架构、基于Microsoft C++实现。达到员工间的实时信息交换、文件分享、点对点或群体互动讨论、支持外勤人员与办公室间的便捷联络的各项需求，减少了事务所内部员工间即时沟通占用电话资源、会议室资源的情况。同时数据传输采用加密功能，保障安全性。

（三）琳方自主开发的应用软件

外购软件有产品成熟、成本可控等各项优点，但随着行业各类新型业务的产生，以及客户的各种需求，仅仅依靠外购软件，是不能满足实际业务发展需求的，因此琳方在外购软件的基础上，也同时进行各类管理与业务软件的自主开发。

1. 自主开发ERP系统。采用B/S架构、基于Microsoft Dot Net C#编程语言开发。整合事务所客户、业务、人事、行政、财务管理等相关应用。实现业务流程的规范化流转与各类数据的查询、统计、归纳和应用，随着ERP开发的进一步深化，已成为事务所发展必不可少的工具。

2. 自主开发海关增值税数据采集软件。可直接将退税所需的出口数据和进货的发票数据进行快速匹配并导入到退税申报系统，大大提高数据录入速度和数据准确性，极大减少申报企业录入工作量，提高工作效率、减少人为差错、节约人力成本。

3. 自主开发绩效评价业务软件。可通过指标体系、调查问卷、适用法律法规，归集、检索、汇总，自动出具工作方案和评价报告初稿，将绩效评价业务中大量的手工调整、信息整理工作，由业务软件系统代为处理，项目执行人员可以将主要精力集中在设计评价指标的合理性，以及项目效益分析评定上。目前，该项业务软件的主体功能开发已经完成，预计在2017年可以正式运用到项目执行中。

三、成效

（一）有利于内部控制制度的贯彻执行

琳方ERP的自主开发与建设，始终贯彻落实内部控制、保障执业质量、提高工作效率、实现信息共享的理念。

1. 业务执行全过程监控。通过客户管理、项目管理、复核管理、档案管理、财务管理等模块，从客户接洽开始，涵盖客户情况调查与评价、业务委派、约定书签订、项目执行、项目质量控制、报告签发、项目完成归档、服务费用收取等各个环节，对项目执行情况进行全程控制，实时了解业务执行情况，实现各阶段的信息即时收集和共享。

2. 项目质量与风险控制。基于B/S架构，实现在线业务提交、复核、评分和签发功能，保证即时、有效的信息交流和沟通。同时对业务报告、工作底稿、往来通讯等电子文档的安全性、唯一性，提供有效保障。

3. 业务流程有效执行。通过信息系统各项功能设计，体现内控环节设置，将内部控制制度通过信息控制手段予以落实和保障。

4. 遵守职业道德、职业操守、保密原则。

（1）通过权限设置，保证被许可的特定人员对被许可的特定信息进行特定操作，如信息查询、数据下载、在线修改、数据上传等；

（2）项目管理功能保证项目经理轮岗制的有效执行，同时规避了不相容业务由同一人员执行的情况；

（3）培训管理功能，对所内、所外培训进行统计、跟踪，所内培训的课件资料及时上传系统，有利于全所员工对培训内容实现信息共享，也增加了培训课件的重复利用性。

5. 全面预算管控。通过财务管理、统计分析、项目管理、人事管理、资产管理各功能模块，对事务所年度全面预算的编制，预算完成情况的跟踪、评价和分析，提供数据支持。

6. 人员服务与管理。人事管理模块，涵盖人员基本信息、日程工作安排、假期使用等功能。即为事务所员工查询自身信息提供便捷途径，又有利于事务所内部管理制度的有效执行。

（二）有利于事务所的国际化发展

事务所信息建设创新发展，可以发挥互联网互联、互通、互动的优势，在建设推广中可以持续改进优化，完善其媒体、渠道、社群等功能。琳方通过信息化技术的运用，充分展现企业文化、服务特色，打造适应国际化要求的信息化平台，提高承接国际业务胜任能力，适应国际化的业务环境，推动事务所实现“走出去”战略。

（三）有助于确保各类数据的准确性和及时性

琳方通过信息化建设，运用内部ERP系统，以及其他一系列业务软件，可以做到各类信息的适时采集、录入和处理，使工作有法可依，结果有迹可循。管理层和员工都可以有效的安排工作计划，实时完成各项管理和业务流程，提高工作效率。

四、启示

在大数据时代，传统的审计执业方式与服务理念面临着被互联网技术取代、被互联网技术落下的风险。如何采用大数据分析等新型技术手段，对客户内部控制运行、财务情况进行更有效的评估和检查，规避审计执业风险，在执行审计鉴证业务的基础上，向客户提出有针对性的管理建议，提升客户体验，必然是我们行业今后的发展方向。

琳方在工作实践中，充分发挥自身在财税、鉴证、商法等领域的专业知识特长，与信息化技术紧密结合，在自主开发ERP内部管理系统的基础上，从实际业务需求出发，逐步开发出各项鉴证服务软件，统一标准、降低执业风险、加强核心竞争力。

注会行业应该抓住国家鼓励创新发展的重大契机，通过信息化建设，运用互联网、云计算、大数据等先进技术，帮助事务所及从业人员拓展业务和客户，实现为委托人、政府机构、社会公众提供优质的专业服务，优化行业管理，促进行业转型升级。